Politique de Confidentialité

La présente politique de confidentialité (ci-après désignée la « Politique de Confidentialité ») définit le cadre légal de collecte, utilisation et traitement par la société D.H. COMPANY (ci-après désignée la « Société ») des données à caractère personnel, c’est-à-dire toute information directement ou indirectement identifiante, (ci-après « Données Personnelles ») concernant les personnes concernées suivantes (ci-après désignées « Personne(s) Concernée(s) ») : 
- Les interlocuteurs de la Société chez les clients bénéficiant des services offerts par la solution logicielle SaaS « FULLWHERE » (ci-après désignée « Solution ») proposée par la Société (ci-après désignés les « Clients ») ; 
- Le personnel du Client qui utilise la Solution dans le cadre de son activité professionnelle (ci-après désignés « Utilisateurs ») ;
- Les personnes visitant le site internet, https://www.fullwhere.com/ (ci-après désignés le « Site »), (ci-après désignés « Visiteurs »).

Au titre de la Politique de Confidentialité, D.H. COMPANY société par actions simplifiée, dont le siège social est situé au 111 boulevard de la Millière 13011 Marseille, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Marseille sous le numéro 889.362.398, est le responsable du traitement des Données Personnelles concernant les Clients, les Utilisateurs, les Visiteurs, et ses propres salariés. 

Via la Solution, les Clients de la Société ont accès aux Services suivants (ci-après désignés « Services ») : 
- Centralisation des interactions de leurs propres clients (ci-après désignés « Client Finaux ») ;
- Outils de communication avec les Clients Finaux et de réponse aux interactions avec les Clients Finaux ;
- Mise en place d’enquêtes de satisfaction ;
- Collaboration et accompagnement des équipes internes du Client dans le cadre de la gestion des interactions des Clients Finaux.

La Société agit comme sous-traitant du traitement des Données Personnelles concernant les Client Finaux, sous instructions documentées du Client détaillées dans le cadre d’un contrat de sous-traitance conforme au RGPD. 

En tant que responsable du traitement, la Société conserve le contrôle total sur les Données Personnelles et détermine l’objet, la nature, les finalités, les moyens et la durée du traitement des Données Personnelles collectées.

La Société s’engage à respecter la règlementation applicable en matière des Données Personnelles et notamment les obligations découlant du règlement européen n° 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel (ci-après désigné le « RGPD »). 

La Société collecte les Données Personnelles uniquement dans le respect des termes de la présente Politique de Confidentialité et de toute instruction légale et raisonnable donnée par la Personne Concernée à tout moment.

ARTICLE 1 : COLLECTE DES DONNÉES
‍1.1 Pendant toute la durée de l’utilisation de la Solution et/ou le Site, la Société est susceptible de collecter les Données Personnelles relatives aux Personnes Concernées.
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Lors de la création d’un compte sur la Solution, l’Utilisateur accepte le traitement de ses Données Personnelles dans la limite d’un traitement strictement nécessaire au bon fonctionnement de la Solution.

1.2 Les Données Personnelles relatives aux Personnes Concernées sont communiquées directement par ces dernières (notamment lorsqu’elles renseignent leurs informations via le Site ou entrent dans une relation commerciale avec la Société).

Les Données Personnelles peuvent également être créées par la Société dans le cadre de la fourniture des Services.

Sont collectées les Données Personnelles suivantes :

ARTICLE 2 : USAGE DES DONNEES PERSONNELLES COLLECTEES (FINALITÉS DES TRAITEMENTS)
‍La Société utilise, stocke et traite les Données Personnelles, pour les finalités et sur les fondements juridiques (ou base légale du traitement) suivants :

‍La Société s’accorde enfin le droit de revoir, parcourir ou analyser les Données Personnelles, y compris les communications échangées entre la Société et les Personnes Concernées par le biais de la Solution, le Site ou non, pour se conformer aux obligations légales lui incombant et notamment à des fins de prévention des fraudes, d’évaluation des risques, de respect des règlements et d’enquête.

ARTICLE 3 : CONSERVATION DES DONNEES PERSONNELLES
‍Les Données Personnelles sont conservées uniquement le temps nécessaire à la réalisation de la finalité pour laquelle la Société détient ces Données Personnelles, afin de répondre aux besoins des Personnes Concernées ou pour remplir ses obligations légales.

Pour établir la durée de conservation des Données Personnelles, la Société applique les critères suivants :

‍A l’expiration des durées ou de la fin de l’utilisation des Services par la Personne Concernée, les Données Personnelles seront détruites ou la Société procédera à leur anonymisation.

Toutefois, la Société est susceptible de conserver certaines Données Personnelles recueillies sur des espaces de stockage distincts afin de justifier, le cas échéant de la parfaite exécution de ses obligations contractuelles ou légales. Les Données Personnelles ainsi conservées seront limitées à ce que strictement nécessaire.

ARTICLE 4 : PARTAGE ET DIVUGLATION DES DONNEES PERSONNELLES
‍‍4.1 La Société peut divulguer les Données Personnelles aux autorités administratives et judiciaires, ou à des tiers autorisés, si la loi l’exige ou le permet, ou si une telle divulgation est raisonnablement jugée nécessaire : (i) pour respecter les obligations légales de la Société, (ii) afin de se conformer au processus judiciaire et de donner suite aux réclamations présentées contre la Société, (iii) pour répondre à des demandes vérifiées dans le cadre d’une enquête judiciaire ou d’une activité illégale prétendue ou soupçonnée ou de toute autre activité qui peut exposer la Société à une responsabilité légale.

4.2 Sous réserve de l’autorisation de la Personne Concernée, la Société a la faculté de sous-traiter tout ou partie de l’exécution des Services dans le respect des dispositions légales en vigueur.

Tout sous-traitant sera autorisé à traiter, pour le compte de la Société, dans la seule finalité de la bonne exécution des Services, dans la limite des conditions contractuelles signées entre la Société et le sous-traitant, et ne pouvant déroger aux conditions de la présente Politique de confidentialité.

La Société déclare :▪ Avoir remis par écrit toute instruction concernant le traitement des Données Personnelles par le sous-traitant ;
▪ Veiller, au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par le règlement européen sur la protection des Données Personnelles de la part du sous-traitant ;
▪ Superviser le traitement, y compris réaliser les audits et les inspections auprès du sous-traitant.

La Société s’engage à ce que le sous-traitant :
▪ Traite les Données Personnelles uniquement pour la ou les seule(s) finalité(s) qui fait/font l’objet de la sous-traitance ;
▪ Traite les Données Personnelles conformément aux instructions de la Société ;
▪ Garantisse la confidentialité des Données Personnelles traitées ;
▪ Ait fait l’objet de formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles à caractère personnel ;
▪ Prenne en compte, s’agissant de ses outils, produits, applications ou services, les principes de protection des Données Personnelles dès la conception et de protection des Données Personnelles par défaut ;
▪ Informe immédiatement la Société s’il considère qu’une instruction constitue une violation du règlement européen sur la protection des Données Personnelles ou de toute autre disposition du droit de l’Union ou du droit des États membres relative à la protection des Données Personnelles.

Les Données Personnelles peuvent également être transmises aux partenaires commerciaux qui permettent à la Société d’exécuter convenablement les Services, leur gestion, traitement et paiement dans les conditions contractuelles signées entre le partenaire et la Société ne pouvant déroger aux conditions de la présente Politique de confidentialité.

Uniquement avec l’accord exprès de la Personne Concernée, la Société pourra être amenée à réutiliser les Données Personnelles ou les transmettre à des sociétés partenaires aux fins notamment d’envoi par courrier électronique d’informations commerciales.

La Société déclare recevoir du sous-traitant toute la documentation nécessaire permettant de démontrer le respect des obligations et permettant la réalisation d'audits, y compris d’inspections, par la Société ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits.

La Société demeure seule responsable à l’égard des Personnes Concernées de la fourniture des services confiées à un sous-traitant des Données Personnelles.

4.3 La Société utilise les services de la société Airtable agissant en tant qu’hébergeur des Données Personnelles. Les serveurs Airtable sont hébergés aux États-Unis par des serveurs AWS (US-East-1).

En vertu Décret n° 2021-1362 du 20 octobre 2021 relatif à la conservation des données permettant d'identifier toute personne ayant contribué à la création d'un contenu mis en ligne, pris en application du II de l'article 6 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 la Personne Concernée est informée que l’hébergeur a l’obligation de conserver :
▪ Les informations relatives à l'identité civile de la Personne Concernée (notamment le nom, prénom, date et lieu de naissance, adresses postales, adresses de courriers électronique, numéro de téléphone) jusqu'à l'expiration d'un délai de cinq (5) ans à compter de la fin de validité du contrat de l'utilisateur ; 
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▪ Les autres informations fournies par la Personne Concernée lors de la souscription d'un contrat ou de la création d'un compte (identifiant utilisé, pseudonymes utilisés, données destinées à permettre à l'utilisateur de vérifier son mot de passe ou de le modifier, le cas échéant par l'intermédiaire d'un double système d'identification de l'utilisateur, dans leur dernière version mise à jour, jusqu'à l'expiration d'un délai d'un (1) an à compter de la fin de validité du contrat de la Personne Concernée ou de la clôture de son compte ;
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▪ Les informations relatives au paiement (type, référence, montant, date, heure et lieu de la transaction) jusqu'à l'expiration d'un délai d'un (1) an à compter de la fin de validité du contrat de l'Utilisateur ou de la clôture de son compte ; 
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▪ Les données techniques permettant d'identifier la source de la connexion ou celles relatives aux équipements terminaux utilisés (identifiant de connexion, types de protocoles utilisés pour la connexion au service et pour le transfert des contenus) jusqu'à l'expiration d'un délai d'un (1) an à compter de la connexion ou de l'utilisation des équipements terminaux ;
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▪ Les données de trafic et de localisation (identifiant attribué, nature de l’opération, date et heure de l’opération, identifiant utilisé par l’auteur de l’opération) pour une durée d’un (1) an en cas d’injonction du Premier Ministre. Tel est le cas depuis le 10 octobre 2023, et donc jusqu’au 10 octobre 2024 en application du Décret n° 2023-933 du 10 octobre 2023 portant injonction au regard de la menace grave et actuelle contre la sécurité nationale de conservation pour une durée d'un an de certaines catégories de données de connexion.

4.5 Transfert de donnéesDans ce cadre, la Société ne transférera pas les Données Personnelles à des tiers établis en dehors de l’Union européenne n’offrant pas un niveau de protection adéquat au regard des exigences légales en matière de protection des Données Personnelles.

ARTICLE 5 :  SÉCURITÉ
‍Le traitement des Données Personnelles est effectué au moyen d’opérations de collecte, d’enregistrement, d’organisation, de conservation, de consultation, d’élaboration, de modification, de sélection, d’extraction, de comparaison, d’utilisation, d’interconnexion, de blocage, de communication, d’effacement et de destruction des Données Personnelles.

La Société veille à sécuriser les Données Personnelles de manière adéquate et appropriée et a pris les précautions utiles afin de préserver la sécurité et la confidentialité des Données Personnelles et notamment empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées ou communiquées à des personnes non autorisées.

Les Données Personnelles sont protégées de manière à minimiser le risque de destruction, de perte (y compris la perte accidentelle), d’accès/utilisation non autorisés ou d’utilisation incompatible avec l’objectif initial de la collecte.

La Société mettra en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires au respect de la protection des Données Personnelles, pour lutter contre le traitement non autorisé.

La Société a mis en place des mesures pour protéger la sécurité des Données Personnelles conformément à sa politique de sécurité des Données Personnelles, accessible à tout moment sur demande auprès du service concerné de la Société joignable à cette adresse : confidentialite@fullwhere.com

Lorsque la Société constate une violation de droits dans le cadre du traitement des Données Personnelles, cette violation sera notifiée à la CNIL dans un délai ne pouvant être supérieur à soixante-douze (72) heures après en avoir pris connaissance.

Toute violation relative au traitement des Données Personnelles sera notifiée par la Société à la Personne Concernée concerné en cas d’un risque élevé pour elles en tant que personnes affectées.

ARTICLE 6 :  DROITS DES PERSONNES CONCERNÉES
‍Dans tous les cas, les Personnes Concernées bénéficient, si les limitations prévues par la loi ne s’appliquent pas, des droits suivants :
▪ Droit d’accès : (a) obtenir la confirmation de l’existence ou non d’un traitement (compris comme toute opération sur les Données Personnelles) de leurs Données Personnelles par la Société, même si elles ne sont pas encore enregistrées, et peuvent demander à la Société et leur mettre à disposition ces Données Personnelles sous forme intelligible, et (b) obtenir une indication et, le cas échéant, une copie des informations suivantes : l’origine et la catégorie des Données Personnelles ; la logique appliquée en cas de traitement effectué à l’aide d’instruments automatisés ; les finalités et les modalités de traitement ; les données d’identification du titulaire et des responsables de traitement ; les destinataires ou les catégories de destinataires auxquels les Données Personnelles peuvent être communiquées ou qui peuvent en prendre connaissance, notamment s’il s’agit de destinataires situés dans des pays tiers ou des organismes internationales ; si possible, la durée de conservation des Données Personnelles ou les critères utilisés pour déterminer cette durée ; l’existence d’un processus décisionnel automatisé et, si tel est le cas, la logique utilisée, son importance et les conséquences prévues pour la personne concernée ; l’existence de garanties adéquates en cas de transfert de Données Personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale. 

▪ Droit de rectification : obtenir, sans retard injustifié, la mise à jour et la rectification des Données Personnelles inexactes ou, lorsque le l’Utilisateur y a intérêt, l’intégration de Données Personnelles incomplètes.

▪ Droit de modification : révoquer à tout moment, facilement, sans entrave, les consentements donnés, en utilisant, si possible, les mêmes canaux que ceux utilisés pour les donner.

▪ Droit d’effacement (ou droit à l’oubli) : obtenir, sans retard injustifié, l’effacement, la transformation sous forme anonyme ou le blocage des Données Personnelles lorsque : (a) ces Données Personnelles ont fait l’objet d’un traitement illicite ;  (b) ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou traitées ultérieurement ; (c) le consentement sur lequel se fonde le traitement a été retiré par l’Utilisateur et qu’il n’existe pas d’autre base juridique au traitement ; (d) l’Utilisateur  s’oppose au traitement et qu’il n’existe pas de motif légitime prépondérant de la Société pour poursuivre le traitement ; (e) les Données Personnelles doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; (f) les Données Personnelles ont été collectées dans le cadre de l’offre d’un service de la société d’information aux mineurs. 
La Société pourra refuser l’effacement dans la mesure où le traitement est nécessaire : (a) à l’exercice du droit à la liberté d’expression et d’information ; (b) au respect d’une obligation légale, d’exécution d’une tâche d’intérêt public ou d’exercice de l’autorité public ; (c) pour des raisons d’intérêt de santé publique ; (d) à des fins d’archivage dans l’intérêt public, de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques ; (e) à la constatation, à l'exercice ou à la défense de droits en justice. 

▪ Droit de limitation : obtenir la limitation du traitement en cas : (a) de contestation de l’exactitude des Données Personnelles (droit de rectification) et pour le temps de la vérification par la Société ; (b) de traitement illicite par la Société à la place de leur effacement ; (c) d’exercice d’un de ses droits en justice par la Société ; (d) de vérification de la prédominance des motifs légitimes de la Société sur ceux de la personne concernée (notamment dans le cadre de l’exercice du droit d’opposition).

▪ Droit de portabilité : recevoir, si le traitement est effectué par des moyens automatiques, sans entrave et dans un format structuré, couramment utilisé est lisible, ses Données Personnelles, afin de les transmettre à un autre Responsable de traitement (pouvant être un concurrent de la Société) ou, si cela est techniquement possible, d’obtenir une transmission directe par la Société à un autre Responsable de traitement. Le droit à la portabilité est limité aux Données Personnelles fournies par l’Utilisateur concerné à la Société (les informations directement transmises par l’Utilisateur et notamment via les formulaires de contact, et celles obtenues par l’observation de l’activité de l’Utilisateur (exemple : historique d’achat)) et s’applique sur la base du consentement préalable dudit Utilisateur.

▪ Droit d’opposition : s’opposer, à tout moment, en tout ou partie, pour des motifs légitimes tenant à leur situation particulière, au traitement des Données Personnelles les concernant.

▪ Droit de déposer une plainte auprès de l’autorité chargée de la protection des données (en France il s’agit de la CNIL dont le site est accessible ici : https://www.cnil.fr/fr). Dans ce cas, si nécessaire, la Société informera les tiers auxquels les Données Personnelles sont communiquées de l’exercice possible des droits de la personne concernée, sauf dans des cas spécifiques (par exemple, lorsque cette réalisation s’avère impossible ou implique un usage manifestement disproportionné des moyens par rapport au droit protégé).

▪ Droit de formuler des directives concernant le sort de vos Données Personnelles après votre mort, vous pouvez modifier ou révoquer ces directives à tout moment ;

▪ Droit de retirer son consentement : lorsque le traitement est fondé sur la base légale du consentement, la Personne Concernée a le droit de retirer à tout moment son consentement et cela sans frais.

L’exercice de ses droits par la Personne Concernée est gratuit, sauf lorsque la Société est en mesure de justifier le paiement par le demandeur de frais raisonnables eu égard à la nature de la demande. Ces droits doivent être exercés auprès de la Société par voie électronique à l’adresse confidentialite@fullwhere.com ou par voie postale à l’adresse 111 bd de la Millière, 13011 Marseille.

Ces droits doivent être exercés en indiquant son identité ou en utilisant un moyen permettant à la Société d’identifier la Personne Concernée, ainsi que l’objet de la demande.

La Société répond à la Personne Concernée d’un délai d’un (1) mois, à compter de la réception de la demande. Néanmoins, dans le cas où la demande serait particulièrement complexe, ce délai peut s’étendre jusqu’à trois (3) mois à compter de la réception de la demande, dans ce cas, la Personne Concernée sera informée, sous un (1) mois, de l’extension du délai, ainsi que des raisons justifiant une telle extension.

Dans le cas où la demande serait incomplète ou manquerait de clarté, la Société peut demander à la Personne Concernée des compléments d’information. En cas de doute sur l’identité du demandeur, la Société peut requérir de la Personne Concernée qu’elle justifie son identité.

Si la Personne Concernée estime, après avoir contacté la Société, que ses droits ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation en ligne (en utilisant l’adresse suivante confidentialite@fullwhere.com ou par courrier postal (à l’adresse 111 bd de la Millière, 13011 Marseille, ou déposer plainte auprès de l’autorité de protection des Données Personnelles (en France il s’agit de la CNIL dont le site est accessible ici : https://www.cnil.fr/fr).

ARTICLE 7 : CONTACT DU RÉFÉRENT À LA PROTECTION DES DONNÉES
Le référent à la protection des Données Personnelles est joignable à l’adresse confidentialite@fullwhere.com.